課題

• 記録業務の負担が大きい（1人当たり月間20時間×7名=合計140時間/月）

• 記録方法に統一性がなく、箇条書きや作文調などばらつきが多い

• パソコン操作に不慣れなケアマネが多く、指導に時間がかかる

決め手

• 他社サービスにはない、ケアマネジメントに特化した要約テンプレート

• 「業務が圧倒的に楽になった！」など、現場スタッフの圧倒的な評価

効果

• AI要約と自動転記により、毎月140時間かかっていた記録業務を95%削減

• 手書きメモが不要となり、ご利用者様との会話に集中できることで面談の質が向上

• 要約が自動生成されるため、記録の書き方を一から指導する必要がなくなった

• AI要約を活用することで、面談を客観的に振り返ることができ、学びにつながる

• デジタルツールが苦手なスタッフも愛用するほど手放せないツールに

神奈川県で居宅介護支援事業所を運営する合同会社わかばケア。記録業務の負担軽減を目的に、株式会社ウェルモの支援経過記録作成業務を自動化するパッケージを導入されました。今回は、導入前に抱えていた課題や導入の経緯、そして導入後の変化について、代表の今井様にお話を伺いました。

統一性もなく、業務の非効率さが課題

———現在の体制を教えてください。

今井様：
現在、7名のケアマネジャーが所属し、平均年齢は50歳前後です。1人あたり平均40名のご利用者様を担当しています。

———記録業務に対してのお悩みは何ですか？

今井様：
支援経過記録がバラバラで統一性がなく、箇条書きの人もいれば、作文のように書く人もいる状況でした。不要な情報が書かれていたり、パソコンに不慣れなケアマネも多いので、指導するのも大変でした。

———記録業務にはどれくらいの時間がかかっていましたか？

今井様：
毎日夕方の1時間半ぐらいはパソコンの前でその日の記録を打ち込んでもらっていました。1人当たり月間にすると20時間は記録業務に使っていました。

ケアマネジメントに特化した要約機能が魅力

———サービスを探されていた経緯について教えてください。

今井様：
無料で使えるものを試していました。ミルモレコーダーを見つけて使ってみると要約された内容が一番よかったんです。一般企業の会議向けではなく、ちゃんとケアマネジメントに特化している点が大きかったです。モニタリングやサービス担当者会議の要約テンプレートもあり、スタッフから「圧倒的に楽」との声が上がっています。

面談後、車に戻ったら記録業務が完了

———導入後の変化について教えてください。

今井様：
面談が終わって、車に戻ったら録音データをミルモレコーダーにアップロードするだけ。介護ソフトへ自動転記されるので事務所で記録業務をする必要がなくなりました。毎日1時間半ぐらいかけていた記録業務を95%削減できました。

———代表者の視点でのメリットを教えてください。

今井様：
要約が自動で作成されるので、記録の仕方を一から指導する必要がなくなりました。議事録が一覧で確認できるので、同行しなくても面談の様子がわかり、改善の指導もしやすくなりました。またカスハラ・セクハラの抑止効果が期待できる点もメリットです。

———スタッフ視点でのメリットを教えてください。

今井様：
面談中に手書きメモを取る必要が無く、ご利用者様との会話に集中できるようになりました。また、AI要約を通じて客観的に自分の面談を振り返ることができ、学びにもつながっています。なにより記録業務が楽になったので、デジタルが苦手なスタッフでも手放せないツールになっています。