課題

• 支援経過記録の作成に1件あたり30〜40分かかる

• 1日で記録業務が終わらず、滞留してしまう

• パソコンのタイピングが遅く、入力に時間がかかる

• メモ用紙の管理や訪問内容を思い出す工程が負担

決め手

• 音声記録→AIによる要点整理の流れが実務に直結した

• 要点整理した記録を介護ソフトへ「自動で転記」できる

効果

• 支援経過記録：30〜40分 → 5〜10分

• 録音データが残る安心感

• 記録の滞留が少なくなり、日々のストレスが減少

• 業務に余裕が生まれ、新規依頼の受け入れや自己研鑽の時間が確保できた

北海道で「1人ケアマネ」として事業所を運営しながら、地域の場で歌を届ける「歌うケアマネ」としても活動している安原様。多い日で8名の利用者様のもとへ訪問し、帰宅後や翌日以降にまとめて行う記録作業が長年の負担となっていた。また、冬季は移動時間が大幅に増えるなど、北海道ならではの環境が記録作業の遅れにつながっていた。

支援経過には1件あたり30〜40分、サービス担当者会議は当日中の記録が不可能なこともあったという。メモ紛失や以前使用していた音声入力機器の変換精度への不満も重なり、記録作業のストレスは積み重なっていった。

「ミルモレコーダー」を導入後、音声の文字起こしとAI要約で記録の下地を整え、「ミルモオートメーション」での自動転記と組み合わせて活用するようになったことで、支援経過の作成時間は5〜10分へと大幅に短縮されました。現在は新規依頼への対応や歌うケアマネとしての活動の幅を広げたり、資格取得など自己研鑽に取り組む時間を確保できるようになっている。

多い日は8名訪問、冬場はさらに重くなる記録業務の負担

———「ミルモレコーダー」を使う前はどのように記録を作成されていましたか？

安原様：
以前は訪問中に会話内容をメモしておき、帰宅後や翌日にそのメモをもとに記録をまとめるという形で作成していました。ただ、記録が溜まりがちになるとメモがほかの書類に紛れ込んでしまうことがあり、整理が思うように進まないことも多かったです。

また、訪問内容を思い出しながら文章として整える作業自体に時間がかかり、メモの有無に関わらず「まとめ直す工程」が大きな負担でした。介護ソフトの音声入力を試したこともありましたが、変換精度が低く、実務で使えるレベルではなかったため、結局は自分で文章に組み立て直す必要がある状態でした。

———北海道でのお仕事は、特に冬場の訪問に大きな影響が出ると伺います。実際にはどのようなご苦労がありますか？

安原様：
まず、冬場は公共交通機関が止まってしまうことが多く、夏であれば車で30分ほどで行ける場所でも、雪や渋滞の影響で2時間近くかかってしまいます。

訪問に出る前の準備も簡単ではなく、2時間ほど除雪をしてから、ようやく移動に出るという日も少なくありません。スコップで雪かきをするだけでなく、雪を融かすために「融雪溝（ゆうせつこう）」を使うなど、この地域ならではの対応が必要になります。事業所によっては除雪機を使って対応しているところもあります。

また、冬の期間はおひとり暮らしで雪かきが難しい利用者様のお宅もあり、玄関が雪に埋もれている場合には、訪問前に雪かきをしてから中に入ることもあります。その他にも、車が雪に埋まってしまい、担当者会議に来られなくなる事業所が出てくることもありますし、冬は路面が滑りやすいため、利用者様が普段使っている屋外用の歩行器が使えなくなってしまう場面も出てきます。

そのため、必要に応じて春まで引き上げる対応を行います。その際、ケアプランの期間を調整したり、状況によっては改めて担当者会議を開いたりする必要が生じます。

こうした冬場特有の移動負担や現場での対応、計画調整が重なることで、訪問後に記録作業へ取りかかる時間が削られ、結果として記録が溜まりやすくなっていました。

———記録業務の中では、どの部分が最も負担に感じていましたか？

安原様：
やはり一番の負担は、訪問で伺った内容を思い返しながら記録として形にしていく工程でした。時間が経つほど「どんな話をしていたか」を忘れてしまい、訪問中に残せるのも会話の要点だけなので、後でそのメモを頼りに流れを思い起こし、必要な部分を補ったり順序を整えたりして一つの文章にまとめるまでにどうしても時間がかかっていました。
実際に、支援経過は1件につき30〜40分ほどかかり、サービス担当者会議が多い日は1日で5件入ることもあり、その日のうちに記録を仕上げるのは現実的に難しく、どうしても後日に回さざるを得ない状況でした。結果的に記録が溜まっていくようになっていました。

出会って初めて知った、「自動転記」という新しい選択肢

———ウェルモ（ミルモレコーダー）のことをどこで知りましたか？

安原様：
ウェルモさんを知ったのは、以前ミルモネット（介護サービスプラットフォーム）のご案内をいただいたときでした。まずそこで初めて名前を知りました。
その後、メールやFAXで届く案内の中で「ミルモレコーダー」の情報にも触れるようになり、そこからサービスへの興味が高まっていきました。「こんな機能があるんだ」と知る機会が重なるにつれ、具体的にどんな場面で使えるのかを意識するようになり、問い合わせをしました。

———導入の決め手となったポイントはどこでしょうか？

安原様：
導入を検討するうえで最も魅力的だったのは、音声記録とAI要約で整理した内容を、そのまま介護ソフトへ自動転記*¹まで進められる点でした。
音声の記録や要点の整理までは他のAIサービスでも見かけますが、ウェルモさんのサービスは要約から転記まで一連の流れとして完結できるところが大きく異なっていました。
これにより「記録として仕上げるところまで」が一気に進み、実務での手間が確実に減るイメージが持てたことが導入の決め手になりました。

———実務に使ってみた感想を教えてください

安原様：
使い始めた頃はミルモレコーダーの「録音の停止を忘れる」など操作に戸惑うこともありましたが、その都度、丁寧に使い方を教えていただいたり、わからない点があればすぐに対応していただいたりしたので、不安なく続けられました。
操作の流れがつかめてくると、「ここを押せば進むんだな」と直感的に理解できるようになり、今ではボタンを押していくだけでスムーズに使えるようになっています。

業務効率化で広がった「歌うケアマネ」としての新たな活動

———導入後、支援経過記録の作成時間はどのように変わりましたか？

安原様：
支援経過記録は、1件あたり5〜6分、長くても10分ほどで完成するようになりました。基本的には、自動転記された内容を確認し、必要に応じて修正を加えるだけでよいため、以前のように1件30〜40分かかっていたことを思うと、大幅な時間短縮になっています。

———業務負担の軽減によって、気持ちの面ではどのような変化がありましたか？

安原様：
まず大きかったのは、記録に対するストレスが一気に軽くなったことです。以前は、「あとで記録をまとめないといけない」という考えが常に頭の中に残り、気持ちが落ち着かない日もありましたが、今は短い時間で完成できるようになり、精神的な負担が格段に減りました。
さらに、訪問中にメモを取らなくてよくなった安心感も大きな変化です。録音が残っているので聞き逃しの不安がなくなり、利用者様のお話を落ち着いて聞けるようになりました。

———業務効率化の結果、取り組めるようになったことや挑戦していることがあれば教えてください。

安原様：
私自身、過去にプロの歌手を目指していたこともあり、今では「歌うケアマネ」として施設やデイサービスへ伺い、「歌を届ける活動」にも積極的に取り組めるようになりました。ほかにも、ラジオ番組のパーソナリティとしての活動に加え、職能団体や学会への参加・活動など、自己啓発にも時間を割けるようになっています。
そうした活動と並行して、産業ケアマネジャー、ワークサポートケアマネジャー、メディカルケアマネジャー、災害支援ケアマネジャーなど、専門性を高める資格取得にも取り組んでいます。

———最後にICTやAIの導入に悩む方へ、メッセージをお願いします。

安原様：
介護の現場にロボットやAIが入ると聞くと、抵抗感を持つ方も少なくないと思います。私自身も、最初は「人と関わる仕事にAIを入れて大丈夫なのだろうか」と考えていました。
しかし、実際に使ってみると、業務が効率化されることで利用者様と関わる時間を確保がしやすくなり、担当できる人数にも余裕を持てるようになることを実感しました。さらに、記録に追われにくくなることで、研修や資格取得など自己啓発にあてられる時間も増えていきます。
悩むこともあると思いますが、躊躇せず、時代に合わせて積極的にこういったAIを活用していく姿勢が大切だと感じています。

*¹自動転記はミルモレコーダーとミルモオートメーションの組み合わせによるオプション機能です。