課題

• 記録内容が多いと1件で1時間以上かかることもあった

• 作業負担だけでなく、精神的な疲労感も大きかった

• 少子高齢化が進む地域で人手不足が深刻化し、職員の負担軽減が急務だった

• 1回のヒアリングで記録に使う紙が1〜2枚、多いと4〜5枚に及んでいた

決め手

• 介護現場でそのまま使える要約機能が備わっていた

• 記録の種類に応じたテンプレートで、支援経過記録やモニタリング記録、ケアプラン作成にも活用可能だった

• 他社サービスと比べて、記録をそのまま提出できる形式で要約してくれるため、現場での実用性と使いやすさが圧倒的だった

効果

• 記録1件あたりの紙使用量が、平均1.42枚 → 0枚に削減

• 記録にかかる時間が大幅に短縮、1人あたり1日60〜90分の時短を実現

• 退勤時間が遅くても21時〜22時 → 20時〜20時半へ改善

• 印刷・用紙のコスト削減、紙の管理・紛失リスクからの解放

• 支援シーンに応じた要約により、多職種との共有が容易になり、チーム内の連携もよりスムーズに

兵庫県多可町で地域包括支援センターを運営する多可町役場。記録業務にかかる紙の使用量や時間的負担の軽減が課題となる中、株式会社ウェルモのミルモレコーダーを導入されました。今回は、1回の記録で紙の使用が平均1.42枚から0枚になり、1日あたりの業務時間が最大90分短縮されたという効果の背景について、所長の山本様にお話を伺いました。

少子高齢化と人手不足、現場にのしかかる「記録業務」の重圧

———以前はどのように記録をされていたのでしょうか？

山本様：
記録はまず手書きでノートにメモを取り、それをもとにパソコンでまとめて入力していました。早ければ15〜20分で済むこともありましたが、内容が多いと1件あたり1時間以上かかることもありました。 加えて、モニタリングや相談対応、その他包括支援センターとしての業務も多岐にわたるなか、こうした記録業務が積み重なることで、業務の負担だけでなく精神的な疲労も大きくなっていました。

———地域特性も影響していたのですね。

山本様：
はい。多可町の高齢化率は39.6%(R7.4.1)と全国平均を大きく上回っており、要支援者も年々増加しています。その一方で、人手不足が慢性化しており、職員一人ひとりの負担は非常に大きいです。記録業務に費やす時間を少しでも削減できれば、現場全体の余裕につながると強く感じていました。

導入のきっかけは実証実験。決め手は「要約機能」

———ミルモレコーダーとの出会いを教えてください。

山本様：
「HYOGO TECH イノベーションプロジェクト*1」の実証実験の機会を通じて、ミルモレコーダーを試すことができました。最初は録音内容を文字に起こすツールという印象でしたが、実際に使ってみると、記録業務に欠かせない「正確な書き起こし・情報の整理・共有のしやすさ」がすべてカバーされていて驚きました。

———導入の決め手となったポイントは何ですか？

山本様：
大きかったのは、文字起こしだけでなく「介護記録に使える要約」ができる点です。要約は記録の種類に応じてテンプレート化されていて、支援経過記録やモニタリング記録、ケアプラン作成などにそのまま使えます。現場での実用性の高さが、特に印象的でした。以前使用していた他社サービスは文字起こしのみで、現場での使いやすさという点ではミルモレコーダーの方が圧倒的に良かったです。

———要約機能で特によく使用されるテンプレートは何でしょうか？

山本様：
よく使っているのは、「ケアプラン作成用」と「F-SOAIP（生活支援記録法）*2」のテンプレートです。
「ケアプラン作成用」は、会話の中から相手の思いやニーズを汲み取って、自然な流れでまとめてくれるので、そのままベースとして活用できます。おかげで、ケアプラン作成にかかる時間が大幅に短縮されていて、本当に助かっています。
「F-SOAIP」の要約テンプレートは、実証実験で追加されたテンプレートで、大学教授と連携し独自に開発していただきました。話した内容が要点ごとに整理・分類されて出力されるので、支援経過記録がすぐに作成できますし、見直したときにも情報がとても見やすくなっているのを感じます。

紙の使用0・最大90分の時短、働き方とチーム連携が劇的に変化

———導入後の変化について教えてください。

山本様：
まず、1記録あたり平均1.42枚使用していた紙が完全に0になりました。以前は短い記録でも1〜2枚、多いと4〜5枚の紙を使っていたので、紙の使用が0になったのは大きな変化です。

———紙を使わなくなったことで、どのようなメリットがありましたか？

山本様：
印刷や用紙にかかるコストが削減できたのはもちろんですが、それ以上に大きかったのは、紙の管理や整理から解放されたことです。記録がデータとして一元化されることで、紛失の心配がなくなりましたし、共有も格段にスムーズになりました。例えば、他の専門職と必要な情報をすぐに共有できるようになったことで、チーム全体の連携がよりスピーディかつ確実になったと感じています。

———業務時間の短縮という面ではいかがでしょうか？

山本様：
記録にかかる時間が短縮でき、平均して1日あたり60〜90分の短縮になっています。以前は退勤時間が21時〜22時になることもありましたが、今では長くても20時〜20時半には帰れています。これは職員の心身の負担を減らすと同時に、ワークライフバランスの改善にもつながっていると感じています。

現場の声「記録の負担が軽減できている」という実感

———実際に利用された職員の方々の反応はいかがでしたか？

山本様：
「ノートにメモを取らなくてもよくなり、利用者の表情をしっかり見られるようになった」「会話に集中できるようになった」という声が多いです。録音に対して不安の声もあるかと思いましたが、「実験として導入する」と説明したことで思った以上に肯定的な反応が多く、スムーズに受け入れられました。また、会話のどの部分をメモされているのかが気にならなくなったとの声もあり、時間短縮以外のメリットもありました。

———教育や研修にも役立っていると伺いました。

山本様：
ええ。録音と要約を活用することで、「何を聞き取るべきか」「どう記録すべきか」を他の職員と共有できるようになりました。実際の現場音声を活用しながら、教育と記録の両立ができる点も大きなメリットです。

———最後に、読んでいただいている方へ一言お願いします。

山本様：
福祉の現場では、どうしても記録をしなければならないことが多く、その負担の大きさを感じている方も多いのではないでしょうか。日中は通常業務に追われ、夜になってようやく記録に取りかかる、そんな毎日を送っている方も少なくないと思います。だからこそ、記録業務の負担を減らせることには本当に大きな価値があります。
コストパフォーマンスも高いので、まずはぜひ一度お試しで使ってみてください。きっと業務の効率化を実感いただけると思います！

*1　HYOGO TECH イノベーションプロジェクト
*2　F-SOAIP（生活支援記録法）