課題

• モニタリング記録に要する時間（1件10〜15分）

• 新規利用者様の記録作成にかかる時間（最大1日4時間）

• サービス担当者会議における司会と記録の両立の困難

• 訪問後の記録作成による退勤遅れと心身負担の蓄積

決め手

• AI要約の質が高く、そのまま記録に使用できる

• 「サービス担当者会議」「予防ケアプラン」「モニタリング」など実務直結のテンプレートが充実

• 無料お試し利用から始められたことが導入の後押しに

効果

• モニタリング記録：10分～15分→1分

• 予防ケアプラン：120分→30分

• サービス担当者会議の要点作成：平均30分超→10分未満

• 面談中は対話へ集中でき、表情観察・説明がしやすくなった

ケアマネジャー2名・事務員2名の小規模事業所。ケアマネジャー1人あたり約50名の利用者様を担当し、1日3〜4件の訪問をこなす日々のなか、事務所に戻ってから始まる記録作成により、定時の18時を超える残業が常態化していました。そこで導入したのが「ミルモレコーダー」。音声の自動文字起こしとAI要約により、記録作成の効率が飛躍的に上がり、業務負担の軽減や利用者様と向き合える時間の確保に大きく貢献しました。

訪問後に始まる記録作業　30分、1時間と残業が常態化する日々

———ミルモレコーダーを使う前はどのように記録を作成されていましたか？

永野様：
訪問時に手書きでメモを取り、夕方事業所に戻ってから記録をまとめていました。日常的なモニタリング記録でも1件につき10分〜15分、新規利用者様の場合では、最大で1日4時間ほど書類作成にかかっていました。そのため、本来の定時は18時ですが、退勤時間は18時30分、気づけば19時と伸びていくのが常態化していました。

———特に、どの記録業務が大きな負担になっていましたか？

永野様：
一番の負担はサービス担当者会議です。会議中は司会をしながらメモをとらなければならず、進行と記録の両立が大変でした。そして会議が終わってから事業所に戻り、そこで記録を作成します。しかし、会議の参加人数も多く会話量も膨大で、「これを今から全部まとめるのか」と何か一人取り残された気持ちを感じるほどに大きな負担となっていました。

実務に直結するAI要約の力

———ミルモレコーダーをどこで知りましたか？

永野様：
鎌ケ谷市介護支援専門員協議会の研修会です。AIやICTの活用に特化した講師の方から、ミルモレコーダーをご紹介いただいたのがきっかけでした。

———導入の決め手となったポイントは何ですか？

永野様：
無料お試し期間で使用した際、「自分で書くよりうまく整っている」と感じるほど要約の質が高かったことです。私自身、市の医療介護連携部会のメンバーとして、要支援のケアプラン作成を効率化したいと考えていたこともあり、これなら実務に直結して活用できると確信し、導入を決めました。

———実務に直結すると感じられた理由として、予防ケアプラン用AI要約のどの部分がよかったですか？

永野様：
「運動・移動」「日常生活」「社会参加・コミュニケーション」「健康管理」の4つの領域に沿って、現在の状況や本人・家族の意欲・意向、課題、目標、具体策、サービス提供などを一括でまとめてくれる点です。
予防ケアプランは、通常のケアプランに比べて記載すべき領域が広く、文章量も多くなるため、どうしても作成負担が大きくなりがちです。
そのような中で、この要約は個人的な感覚ではありますが、ボタンひとつで必要な情報を90%程の内容にまで仕上げてくれます。業務効率の向上に大きく役立っており、本当に素晴らしいと感じています。

———AI要約機能でよく使用するテンプレートについて教えてください。

永野様：
「サービス担当者会議」「予防ケアプラン」「モニタリング」のテンプレートです。整理された要約をそのまま活用できる点が魅力です。さらに最近はモニタリング記録や社内をはじめ、鎌ヶ谷市の医療介護連携部会の議事録用にも活用しています。

記録の「負担・不安」を減らし、職員・利用者と「向き合える時間」へ

———導入後はどのような変化を感じられましたか？

永野様：
実際の業務時間で言うと、モニタリングは要約の確認のみで済むので、1件1分かからないくらいです。サービス担当者会議の記録も、以前は平均30分以上かかっていましたが、今は10分未満で終わります。会話を文字起こしし、AIが要約してくれるので、後は内容を確認して気になるところがあれば、修正して終わりです。以前と比べて記録にかかる時間が大幅に短縮され、業務の効率化を実感できています。

———気持ちの変化はいかがですか？

永野様：
精神的な負担も大きく減りました。以前は訪問や会議時、メモをとることに必死になっていたのですが、今では利用者様の目を見て話し、会話の内容や仕草に目を向けられるようになりました。気持ちに余裕が生まれ、利用者様と向き合う時間がより豊かになりました。

———業務効率化の取り組みの結果、できるようになったことはありますか？

永野様：
ケアマネジャーや事務員を含めた職員同士での、コミュニケーションの時間が増えました。これにより以前よりも、行き詰まっていることや困りごとを気軽に相談・共有する機会が増えています。今後も職員間のコミュニケーションを大切にしていきます。

仲間と共に実感するICTの力と可能性

———ちなみにもう1名のケアマネジャー様もミルモレコーダーを使っていただいてますが、ご反応はいかがですか？

永野様：
「とても良い」と言っています。記録時間が短くなっただけでなく、日常のコミュニケーションを豊かにする役割を果たしてくれているところも気に入っています。
たとえば、利用者様に文字起こしやAI要約した画面を「こういう風になるんですよ」と実際にご覧いただくと、「わぁすごいね」と驚いてもらえます。こうしたやりとりがきっかけとなり、会話がさらに盛り上がる場面も多くあります。ミルモレコーダーは単なる業務効率化のツールではなく、利用者様との関係づくりを支える存在としても、現場で活躍してくれています。

———これからICT（ミルモレコーダー）の導入を考えている方々へ一言お願いします。

永野様：
ケアマネ不足が深刻化し、介護を受けたくても受けられない介護難民と呼ばれる方もいるなかで、ICTを活用し業務効率を高めることは一人でも多くの方を支援するために必要不可欠だと思います。私はミルモレコーダーと出会いましたが、操作も簡単で、今では本来の支援業務に集中するための頼もしい相棒のように感じています。ICTに苦手意識がある方も、事務所内の会議の議事録など身近な場面からまずは気軽に試してみることをおすすめします。