課題

• 訪問から時間が経つほど記憶が曖昧になり、記録内容や表現に不安が生じやすかった

• 長文の記録が必要な場面では、適切な表現を考える負担が大きかった

• 管理者として、PCスキルや経験差による記録の質・量のばらつきが課題だった

決め手

• 職員全員が継続して使えるコスト感

• 「録音ボタンを押すだけ」というシンプルな操作性

• 電話でも相談できるサポート体制の心強さ

効果

• 支援経過記録の作成：1件17〜18分 → 4〜5分に短縮

• サービス担当者会議の要点作成：1件約20分 → 7〜8分に短縮

• 支援経過記録だけでも、1カ月で6時間以上の削減

• 生まれた時間を、関係職種との共有や困難ケースの検討に活かしやすくなった

株式会社Lim様は、ご利用者様お一人おひとりと丁寧に向き合う支援を大切にされている居宅介護支援事業所です。本記事でご紹介する取り組みを始めた当初は、管理者を含めた2名体制で運営されていました。そのようななか、日々の訪問や関係機関との連携に取り組む一方で、訪問後の記録作成はかねてより課題のひとつでした。

記録作成には時間がかかるだけでなく、作業の中断によって記憶が曖昧になる不安や、記録の水準をどう保つかという難しさもありました。

今回は、介護現場の記録業務に特化し、訪問や会議での会話の文字起こしから要点整理までを支援する「ミルモレコーダー」の活用によって、記録業務にどのような変化が生まれたのか、管理者の佐藤様に伺いました。

訪問のたびに積み上がる記録、日々感じていた「見えない負担」

———はじめに、事業所の体制や佐藤様の役割、日頃の支援で大切にしていることについて教えてください。

佐藤様：
当時は、私が管理者兼ケアマネジャーを務め、私を含めた2名体制で運営していました。小規模な事業所だからこそ、ご利用者様お一人おひとりと丁寧に向き合う支援を大切にしてきました。
担当件数はケアマネジャー1人あたり平均37.5件で、訪問件数は日によって異なりますが、平均すると1日3件ほどです。訪問、記録、関係機関との連携をバランスよく行いながら、ご利用者様の生活状況やニーズに応じた柔軟な支援を心がけています。

———2名体制で支援を行ううえで、特に意識されていたことはありますか。

佐藤様：
限られた人数だからこそ、日々の情報共有と業務の進め方を大切にしています。朝はミーティングから始め、その日の訪問予定やご利用者様の状況、介護保険に関する最新情報などを確認します。夕方にも短い共有の時間を設け、一日の動きや気づいたことをすり合わせています。
こうした積み重ねによって、少人数でも無理なく業務を進めながら、質の高い支援を続けられる体制づくりに取り組んでいます。

———ミルモレコーダーを導入する前は、どのように記録を作成されていましたか。

佐藤様：
当時は、多くのケアマネジャーの記録方法と同じように、訪問先でメモを取るか、頭の中で情報を整理して持ち帰り、事業所に戻ってから入力していました。そのため、支援経過記録の作成には1件あたり17〜18分、サービス担当者会議の要点作成には20分ほどかかっていました。

———記録業務で、特に大変だと感じていたことを教えてください。

佐藤様：
大きく2つあります。

1つは、現場のケアマネジャーとしての負担です。長文の記録が必要な場面や、どのような表現が適切かを考える場面では、どうしても時間がかかります。メモを取りながら話を伺っていても、人の記憶は時間が経つほど曖昧になってしまいます。できるだけ早く記録としてまとめたいのですが、日々の業務では電話対応などで作業が中断されることも多く、記録の内容を正確に残す難しさがありました。

もう1つは、管理者としての負担です。パソコン入力が得意な職員もいれば、苦手な職員もいます。新人とベテランでも、記録の内容や表現の選び方には違いがあります。そうしたばらつきをどう平準化し、記録の水準を一定に保つかは、管理者として大きな課題でした。

AIへの期待と、職員みんなで使えるコスト感が決め手に

———ICTやAIの活用について、導入前はどのような印象をお持ちでしたか。

佐藤様：
難しそうという気持ちはまったくなく、むしろ楽しみで仕方がありませんでした。以前から「業務時間を改善してくれる、こういう道具があればいいのに」と思っていたので、AIが登場したときも、ぜひ使ってみたいと感じました。
新しい技術を取り入れることで業務負担が軽減され、その分、ご利用者様への支援により時間を使えるのではないかと期待が大きかったです。

———AIで記録を作成することに、不安はありませんでしたか。

佐藤様：
あくまで道具の1つだと捉えていたので、懸念はありませんでした。加筆修正が少ないこともあれば、しっかり直すこともあります。ただ、最終的には担当者が目を通して確認するわけですから、初期段階を誰が担うか、という話だと考えています。

———数あるサービスのなかで、ミルモレコーダーを選んだ決め手を教えてください。

佐藤様：
ミルモレコーダーは、継続して使いやすいコスト感に加え、トライアル期間で実際の使い勝手を確認したうえで、納得して使い始められたことが決め手になりました。実際に他社のAIサービスも試していて、とても便利だと感じていました。ただ、利用料金が高く、継続を考えるとコスト面で難しかったんです。

私たちの仕事では、支援経過記録やサービス担当者会議の要点作成だけでなく、ケースカンファレンスなど、記録が必要になる場面が多くあります。管理者だけが使えても意味がなく、職員みんなで使える環境であることが重要でした。そうした点を踏まえて、ミルモレコーダーは私たちの運用に合っていると感じました。

———実際に使ってみて、使いやすさやサポート体制はいかがでしたか。

佐藤様：
操作はとても分かりやすいです。録音ボタンを押すだけで会話を自動で文字起こししてくれるので、複雑な操作は必要ありません。そのため、ICTやAIに慣れていない職員でも使いやすいと感じました。

また、初めて使ったときは、正直「すごい」と思いました。自分で記録を打っていると、「どう表現すればいいだろう」と悩む場面があります。ミルモレコーダーでは、文字起こしした内容をもとに、「支援経過記録」や「サービス担当者会議」など、シーンに合わせた要点整理を選ぶだけで、AIが記録の下書きとしてまとめてくれます。その点に感心しました。

さらに、ウェルモの担当者の方が細かく教えてくださったことも心強かったです。チャットだけでなく電話でも相談できるので、操作に慣れていない職員にとっても安心して利用できるサポート体制だと思います。

———ご利用者様は、会話の録音にどのような反応を示されていますか。

佐藤様：
大半の方は「今はそういう時代だよね」「すごいね」と、肯定的に受け止めてくださっています。80名ほどのご利用者様のうち、遠慮される方は1〜2名程度ですね。録音の前には必ずご了承をいただいたうえで、使わせていただいています。

記録時間は3分の1以下へ。生まれた「心のゆとり」が支援の余裕に

———導入後、作業時間にはどのような変化がありましたか。

佐藤様：
支援経過記録の作成は1件あたり4〜5分に、サービス担当者会議の要点作成は7〜8分と、それぞれ10分以上短縮されました。記録作成だけでも、1カ月で6時間以上の削減につながっています。
この時間は、AIがまとめた内容をそのままコピーするだけではなく、内容を見直し、必要な加筆修正や表現の調整を行ったうえでの時間です。記録の正確性を保ちながら、作成時間を短縮できていると感じています。

———業務負担の軽減によって、気持ちの面ではどのような変化がありましたか。

佐藤様：
業務時間に余裕が生まれると、気持ちの面でも落ち着きが出てきます。以前は時間に追われている感覚がありましたが、心にゆとりができたことで、ご利用者様や関係機関とのコミュニケーションもより丁寧に行えるようになりました。
それが良い循環につながっていると感じています。

生まれた時間をチームケアへ。現場から広げたいICT・AI活用

———生まれた時間や余裕は、ほかにどのように活かされていますか。

佐藤様：
新規ケースの受け入れもしやすくなりました。事業所の運営面でも、良い影響があると感じています。また、困難ケースの検討や支援方針の共有にも時間を割けるようになりました。担当者が現場で悩んでいることを一緒に検討できると、チームとしてのケアも強化されます。
結果として、ご利用者様により良い支援を提供することにつながっていると考えています。

———記録業務の効率化は、事業所全体の運営や職場づくりにどのようにつながっていますか。

佐藤様：
現在は、私を含めてケアマネジャー4名体制となり、特定事業所加算も取得しました。新人からベテランまで幅広いスタッフが在籍していますが、それぞれがミルモレコーダーを活用しながら日々の業務に取り組んでいます。

操作にも少しずつ慣れ、AIという道具を活用することで、ご利用者様やサービス担当者の皆様と向き合う時間に加え、事業所内でコミュニケーションを取る時間もしっかり確保できています。
日々の相談や情報共有もしやすくなり、明るく元気に働ける職場づくりにもつながっていると感じています。

———こうした現在の状況を踏まえて、今後取り組んでいきたいことを教えてください。

佐藤様：
これからはAIについて独学で学びを深めたいと思っています。そして、AIに苦手意識を持っているケアマネジャーの方に、「こういうことができると便利だよ」と伝えていけたらと考えています。
多くのケアマネジャーがAIをうまく活用できるようになれば、1人あたりの担当件数を増やすことも可能になるのではないでしょうか。長く課題とされているケアマネジャー不足の解消にも、一部かもしれませんが貢献できるのではないかと感じています。
ICTやAIの活用を通じて、ケアマネジャーの働きやすさと、ご利用者様への支援に向き合える環境づくりを目指していきたいです。

———最後に、ICT・AIの導入を検討されている事業所の方へメッセージをお願いします。

佐藤様：
多くのケアマネジャーが多忙な業務を抱えるなかで、ICTやAIの活用は日常業務を支える有効な手段だと、私自身が実感しています。
デジタルに苦手意識を持つ方も少なくないと思いますが、それは触れる機会が少ないからかもしれません。実際に使ってみることで、業務を支えてくれる道具としての価値が見えてくると思います。
まずはAIに少しでも興味を持つことがスタートラインではないでしょうか。勇気を持って一歩踏み出すことで、ご自身の可能性も広がると思います。